Checklist assemblée générale : renouveler le contrat multirisque immeuble sans surprise

Chaque année, l’assemblée générale de copropriété vote sur le contrat multirisque immeuble. Cette résolution, souvent expédiée en quelques minutes, peut coûter cher si elle est mal préparée. Cotisation qui augmente sans qu’on l’ait vue venir, garanties dépassées par l’inflation des coûts de construction, franchises devenues incohérentes avec la valeur du bâtiment, absence de mise en concurrence depuis dix ans : voici la méthode pratique pour éviter ces écueils, du calendrier T-3 mois au vote final.

Trois mois avant l’AG : constituer le dossier

À cette étape, le conseil syndical et le syndic préparent la matière première. Trois actions concrètes.

Demander à l’assureur en place un relevé de sinistralité sur les 3 à 5 dernières années. Ce document est communiqué gratuitement sur simple demande écrite. Il liste chaque sinistre déclaré, la nature, la date, le montant réglé, la part de franchise. Il est indispensable pour comprendre l’évolution de la cotisation et pour permettre à d’autres assureurs de proposer une offre sérieuse.

Faire établir deux à trois devis alternatifs. Deux voies possibles : passer par un courtier spécialisé en copropriété, qui met en concurrence plusieurs assureurs pour votre compte, ou solliciter directement deux ou trois compagnies. Prévoir un cahier des charges précis : surface bâtie, nombre de lots, type d’occupation, sinistralité, capitaux souhaités, franchises cibles, garanties spécifiques (dommage électrique, bris de machine, effondrement, garantie loyers). Sans cahier des charges commun, les devis reçus ne sont pas comparables.

Vérifier les garanties actuelles ligne à ligne. L’inflation du coût de la construction a été de plus de 20 % en cinq ans. Un contrat souscrit en 2020 avec un capital reconstruction de 800 000 € sous-couvre probablement un bâtiment dont la valeur à neuf tourne aujourd’hui autour de 1 000 000 €. La sous-assurance déclenche la règle proportionnelle : indemnisation réduite au prorata de la sous-estimation. Le conseil syndical doit vérifier la cohérence entre capitaux assurés et valeur actuelle du bâtiment.

Un mois avant l’AG : préparer la résolution

À T-1 mois, le syndic prépare la convocation, qui doit être envoyée aux copropriétaires 21 jours au moins avant la tenue de l’assemblée (article 9 du décret du 17 mars 1967). La résolution relative au contrat multirisque doit être rédigée avec précision et accompagnée des pièces justificatives.

Rédaction type de la résolution :

“L’assemblée générale, après avoir pris connaissance du dernier avis d’échéance, du relevé de sinistralité et des devis alternatifs joints à la convocation, approuve le renouvellement du contrat multirisque immeuble auprès de [nom de l’assureur], pour une cotisation annuelle de X XXX € TTC, plafonds inchangés, franchise dégât des eaux portée à XXX €, prise d’effet au [date]. Mandat est donné au syndic pour signer le nouvel avenant et effectuer toutes démarches utiles.”

Pièces à joindre à la convocation :

• copie du dernier avis d’échéance du contrat en cours
• relevé de sinistralité 3 à 5 ans
• tableau comparatif des devis reçus, colonne par colonne (assureur, cotisation, franchises, capitaux, garanties principales, garanties spécifiques, exclusions notables)
• lettre de préavis à envoyer à l’ancien assureur si changement (à valider par l’AG)

Un tableau comparatif clair, tenant sur une page, fait la différence entre un vote éclairé et un vote de convenance. C’est là que le conseil syndical apporte le plus de valeur.

Le jour de l’AG : présentation et vote

Présentation par le conseil syndical. Cinq minutes suffisent : rappel de la cotisation actuelle, chiffres de sinistralité, comparatif synthétique, recommandation motivée. La recommandation doit être explicite (“le conseil recommande la reconduction du contrat actuel car…” ou “le conseil recommande le passage chez X pour les raisons suivantes…”). Sans recommandation, l’AG hésite, dérive, reporte.

Questions types à anticiper.

• Pourquoi la cotisation augmente-t-elle ?
• La sinistralité justifie-t-elle une hausse ?
• Les capitaux sont-ils suffisants ?
• Que couvre la garantie dégât des eaux exactement ?
• La franchise a-t-elle changé ?
• Le nouvel assureur est-il solide financièrement ?
• Que se passe-t-il pour les sinistres en cours si on change ?

Vote. Le renouvellement avec le même assureur relève de la majorité simple de l’article 24 de la loi du 10 juillet 1965 : majorité des voix exprimées par les copropriétaires présents, représentés ou ayant voté par correspondance. Un changement d’assureur peut, selon la rédaction du règlement de copropriété et selon l’importance de la modification, exiger la majorité de l’article 25 (majorité des voix de tous les copropriétaires). En cas de doute, le syndic tranche en séance.

Après l’AG : exécuter la décision dans les délais

Lettre de résiliation à l’ancien assureur (si changement voté). Envoi en recommandé avec accusé de réception, dans le respect du préavis de 2 mois avant l’échéance annuelle. Mentionner la décision d’AG (date, résolution), le numéro de contrat, la date de résiliation souhaitée.

Signature du nouveau contrat. Le syndic, mandaté par l’AG, signe l’avenant ou le nouveau contrat. Vérification que la date d’effet du nouveau contrat coïncide sans interruption avec la date de résiliation de l’ancien. Une journée sans couverture, c’est une journée de risque non assuré pour la copropriété.

Communication aux copropriétaires. Attestation du nouveau contrat, coordonnées de l’assureur, procédure de déclaration de sinistre, mise à jour du carnet d’entretien.

Les cinq erreurs classiques

Oublier le préavis. Beaucoup de conseils syndicaux découvrent en avril que l’échéance est le 30 juin, alors que le préavis expire le 30 avril. Passé cette date, tacite reconduction pour un an.

Changer sans mise en concurrence. Un renouvellement systématique reconduit sans réflexion, année après année, laisse dériver la cotisation. Faire jouer la concurrence tous les 3 à 5 ans permet de vérifier que le contrat reste dans le marché.

Sous-estimer les capitaux. Voir ci-dessus, la sous-assurance déclenche la règle proportionnelle et réduit l’indemnisation en cas de sinistre. Réévaluer les capitaux tous les 3 ans.

Voter à l’aveugle. Une résolution “approuve le renouvellement du contrat multirisque” sans mention du nom de l’assureur, du montant, des garanties, est juridiquement fragile et pratiquement inopérante. La résolution doit être précise.

Ignorer la loi Chatel. L’assureur doit informer le souscripteur au moins 15 jours avant la date limite de non-reconduction. À défaut, la copropriété peut résilier à tout moment, sans préavis. Vérifier chaque année que cet avis est bien parvenu.

L’essentiel à retenir

• 3 mois avant l’AG : demander la sinistralité à l’assureur, faire 2 ou 3 devis alternatifs, vérifier les capitaux.
• 1 mois avant l’AG : rédiger la résolution avec précision, joindre tableau comparatif et pièces à la convocation.
• Jour de l’AG : présentation motivée par le conseil syndical, vote à la majorité simple de l’article 24 pour un renouvellement.
• Après l’AG : résiliation en recommandé avec préavis de 2 mois, signature sans discontinuité de couverture.
• Réévaluer les capitaux et franchises tous les 3 ans pour éviter la règle proportionnelle.
• Vérifier chaque année l’envoi de l’avis Chatel par l’assureur, à défaut résiliation possible à tout moment.